فهم فروقات المخزون: الهدر والوصفات وأخطاء التسجيل

كل مطعم يجرد مخزونه يجد فروقات. السؤال المفيد هو: ما حجم الفرق، وفي أي الأصناف يقع، وهل يتكرر؟ الفرق الصغير والثابت في عدد محدود من الأصناف أمر طبيعي. أما الفرق الكبير أو المتزايد في الأصناف مرتفعة التكلفة فهو مال يخرج من المطعم، ويمكن عادة تتبعه إذا عملت عليه بخطوات منظمة.

كيف يُحسب الفرق

• الاستهلاك الفعلي = مخزون أول المدة + المشتريات المستلمة + التحويلات الواردة - التحويلات الصادرة - مخزون آخر المدة.
• الاستهلاك النظري = الكمية المباعة من كل صنف × كمية المكوّن في وصفته.
• الفرق = الاستهلاك الفعلي - الاستهلاك النظري.
• الفرق غير المفسَّر = الفرق - الهدر المسجَّل.

الرقم النظري لا يكون أدق من الوصفات التي بُني عليها. فإذا كانت الوصفات ناقصة أو قديمة، لن يخبرك الفرق بالكثير، لذلك ابدأ بتصحيح وصفات الأصناف التي تحقق فيها.

في هذا المثال وزن المدير عشر حبات بيتزا أثناء الخدمة، فوجد أن متوسط الجبن 124 غ بدلًا من 120 غ. أربعة غرامات إضافية في 420 بيتزا تساوي 1.68 كغ، وهذا يفسر معظم الفرق. وكان الحل مغرفة بحجم ثابت وتدريبًا سريعًا، لا البحث عن سارق.

السبب الأول: هدر لا يُسجَّل

الهدر جزء طبيعي من العمل، لكن الهدر غير المسجل هو ما يصنع فروقات غامضة. من أمثلته: أطباق سقطت أو أعادها الزبون، وخضار تالفة رُميت عند الإغلاق، وتجارب على طبق جديد، وطعام قُدّم للموظفين.

• ضع سجل الهدر في المحطة التي يحدث فيها الهدر، لا في المكتب.
• سجّل الصنف والكمية والسبب واسم الشخص، واجعل الأسباب قصيرة ومحددة: تالف، سقط، أعاده الزبون، إنتاج زائد، وجبة موظف.
• راجع السجل أسبوعيًا. إذا غلب سبب واحد فعالج أصله (الطلب من المورد، كميات التحضير، طريقة التخزين) بدلًا من الاكتفاء بمطالبة الموظفين بالحرص.
• سجّل وجبات الموظفين في بند مستقل حتى لا تختفي داخل الفرق.

السبب الثاني: وصفات لا تطابق المطبخ

• زيادة الحصص تدريجيًا: يستخدم الطهاة مع الوقت أكثر مما تنص عليه الوصفة، خاصة في الجبن والصلصات واللحم والبطاطس.
• وصفات قديمة: تغيّر الطبق ولم تتغير وصفته في النظام.
• تجاهل نسبة الصافي: تخصم الوصفة 150 غ من اللحم، بينما يحتاج المطبخ إلى 190 غ من اللحم الخام للحصول عليها. يشرح دليل BCcampus لاختبار الصافي كيف تقيس الجزء الصالح للاستخدام بعد التنظيف، فاستخدم هذه النسبة عند تحديد كميات الوصفة.
• مكونات غير مدرجة: زينة أو صلصة جانبية أو إضافة (جبن إضافي، قرص لحم مزدوج) تُباع ولا تخصم شيئًا من المخزون.
• اختلاف الوحدات: وصفة مكتوبة بالغرام لمادة مخزّنة بالكيلو أو بالكرتونة، فيؤدي خطأ صغير إلى خصم عشرة أضعاف الكمية أو عُشرها.

السبب الثالث: أخطاء التسجيل والعدّ

• الاستلام: إدخال الكميات من أمر الشراء بدلًا مما وصل فعلًا ووُزن.
• تأخر إدخال الفواتير، فتُسجَّل المشتريات في فترة غير فترتها.
• تحويلات بين الفروع أو من مطبخ مركزي نُقلت فعلًا ولم تُسجَّل.
• العدّ: نسيان ثلاجة ثانية أو مخزن جاف، أو عدّ العبوات المفتوحة كأنها كاملة، أو العدّ بوحدة تختلف عن وحدة الشراء.
• أصناف بيعت ولم تُسجَّل في نقطة البيع، أو سُجِّلت كصنف أرخص.

روتين يُبقي الفروقات صغيرة

1. اختر أعلى 15 إلى 20 مكونًا من حيث القيمة واجردها أسبوعيًا، واجرد الباقي شهريًا.
2. اجرد في الموعد نفسه كل فترة، قبل الافتتاح أو بعد الإغلاق، بورقة جرد ثابتة مرتبة حسب أماكن التخزين.
3. اجعل شخصين يعدّان الأصناف مرتفعة القيمة، أو يعدّ أحدهما ويراجع الآخر عينة منها.
4. طابق كل توريد مع الفاتورة بالوزن أو العدد قبل التوقيع.
5. سجّل الهدر والتحويلات في يوم حدوثها.
6. بعد كل جرد، حدّد الأصناف الخمسة الأكبر فرقًا من حيث القيمة وابدأ بها.
7. اسأل عن كل صنف بالترتيب: هل سُجّل الهدر؟ هل الوصفة صحيحة؟ هل كان الاستلام والعدّ سليمين؟ وبعد ذلك فقط: هل هناك نقص فعلي؟

أسئلة تطرحها عندما يختل صنف

• هل سجلنا كل توريد لهذا الصنف بالوزن الذي استلمناه فعلًا؟
• هل يدخل في طبق أو إضافة أو صلصة غير موجودة في الوصفات؟
• متى وزنّا الحصة آخر مرة أثناء الخدمة؟
• هل نُقل جزء منه إلى فرع آخر أو استُخدم في وجبات الموظفين؟
• هل تم العدّ بالوحدة الصحيحة وفي كل أماكن التخزين؟
• هل الفرق ثابت كل أسبوع، أم بدأ في تاريخ محدد؟

يجمع Zad. Plus أوامر الشراء وأسعار الموردين والهدر في سجل واحد، وتخصم وصفاته المكونات من المخزون مع كل عملية بيع، فيتوفر لك الرقم النظري الذي تقارن به نتيجة الجرد.